Datenschutz
Datenschutzinformationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kanu-Vereinigung Kiel (gemäß der Art. 12 f. Europäische Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO)
In der Kanu-Vereinigung Kiel – im Folgenden KVK – findet keine extensive Datenverarbeitung statt. Der Verein fühlt sich dem Grundsatz der Datensparsamkeit verpflichtet (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Natürlich führt die KVK eine Mitgliederliste, treibt Mitgliedsbeiträge ein, führt ein elektronisches Fahrtenbuch und betreibt eine Webseite sowie sechs elektronische Kommunikationslisten. Im Detail:
Juristisch Verantwortlicher ist der eingetragene Verein „Kanu-Vereinigung Kiel e. V.“ (KVK, Düsternbrooker Weg 44, 24105 Kiel), der durch dessen Vorstand vertreten wird, zu dem derzeit (Sommer 2021) gehören: Sebastian Koch (1. Vorsitzender), Bettina Bolterauer (2. Vorsitzende), Birke Weber (Kassenwartin). Die KVK hat keinen eigenen Datenschutzbeauftragten; hierzu ist sie auch nicht verpflichtet, weil es nicht zur Kerntätigkeit der KVK gehört, sog. sensitive Daten zu verarbeiten (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO) und weil auch keine 10 Mitarbeiter des Vereins „ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten“ beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 S. 1 BDSG). Dessen ungeachtet ist der Vorstand für die Einhaltung des Datenschutzrechts zuständig und deshalb auch hierzu ansprechbar:
Sebastian Koch, erster.vorsitzender(at)kv-kiel.de
Ausschließlicher Zweck der Datenverarbeitung ist das KVK-Vereinsleben, also „die Förderung und Pflege des Kanusports und ergänzender Sportarten“ (§ 2 Abs. 1 KVK-Satzung). Die Verarbeitung basiert auf der Mitgliedschaft im Verein, also einem Vertrag, sowie im Einzelfall auf einer Einwilligung (s. u.). Mitgliedsdaten werden regelmäßig nicht an Dritte weitergegeben, auch nicht an den Sportverband Kiel oder den Landeskanuverband Schleswig-Holstein, die von der KVK für administrative Zwecke nur statistische Daten geliefert bekommen.
Die Mitgliedsdaten werden mit dem System „SPG-Verein“ auf einem Rechner verarbeitet. Tritt ein Mitglied aus der KVK aus oder wird es ausgeschlossen, so werden diese Daten aus der Tabelle zum Jahresende nach 10 Jahren gelöscht (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Kassenverwaltung des Vereins mit den Zahlungsvorgängen erfolgt über das Tabellenkalkulationsprogramm Excel beziehungsweise Numbers.
Jede betroffene Person hat einen Anspruch, auf Antrag eine Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Nach Fristablauf oder wenn Daten unberechtigt gespeichert sind, besteht ein Anspruch auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Unrichtige Daten werden auf Verlangen berichtigt (Art. 16 DSGVO). Jede betroffene Person hat das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 57 Abs. 1 lit. f, DSGVO). Für die KVK ist dies das
Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstr. 98, 24103 Kiel, 0431 988-1200, mail(at)datenschutzzentrum.de
Einige Daten, etwa zur Mitgliedschaft, müssen aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Gründen 10 Jahre lang gespeichert bleiben. Wenn sie nicht mehr für den Vereinsbetrieb benötigt werden, also zumeist vom Ausscheiden aus dem Verein an, erfolgt bis zur Löschung grundsätzlich keine weitere Nutzung der Daten (Art. 18 DSGVO).
Eine dauernde Videoüberwachung, automatisierte Entscheidungsverfahren, ein Profiling von Daten, Übermittlungen ins Ausland oder sonstige sensitive Formen der Datenverarbeitung werden von der KVK nicht durchgeführt.
Eine Veröffentlichung von Daten kann in Form von Bild und Text in der gedruckten und an Mitglieder und Interessenten verteilten Mitgliederzeitschrift Platsch erfolgen. Über die Webseite werden ausschließlich Bilder veröffentlicht. Ein- und Austritte werden in der Platsch, nicht aber auf der Webseite veröffentlicht. Soll auch eine Veröffentlichung in der Platsch nicht erfolgen, so kann die betroffene Person hiergegen Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO).
In der Bootshalle des Vereinsheims der KVK wird ein elektronisches Fahrtenbuch geführt. Es besteht für jede Person, die hierzu räumlich Zugang hat, die Möglichkeit, die dort gespeicherten Daten aller anderen Personen einzusehen. Die Eintragung in das Fahrtenbuch ist freiwillig (Art. 7, 8 DSGVO). Möchte eine Person das Fahrtenbuch nutzen, ohne den eigenen Namen zu verwenden, so kann sie Eintragungen unter einem Pseudonym (einem fiktiven, selbst gewählten Namen) vornehmen.
Die elektronische Kommunikation an Mitglieder bzw. zwischen Mitgliedern erfolgt über eine Mailing-List. Die Eintragung in die Mailing-Liste erfolgt über
Weitere elektronische Kommunikations-Formen, etwa über Messengerdienste wie WhatsApp oder Internetplattformen, werden nicht vom Verein verantwortet und liegen vollständig in der Verantwortung der daran Teilnehmenden.